ورود / ثبت نام
اصول بازخورد دادن در تکرار یک پیام منفی میتواند خیلی ساده باشد و در یک گفت و گوی کوچینگی به راحتی حل شود، وقتی از طرف کارمندان و یا تیم پیام منفی ای رو دریافت میکنیم و این پیام منفی یا تاثیر منفی بر روی یک مخاطب میباشد، اصول فوق در زمینه ارائه بازخورد همچنان صادق خواهد بود.
گاهی نیاز است که در زمینه رفتار شخصی بازخوردی ارائه کنیم، در‌حالیکه آن شخص خود از رفتار خود هیچ اطلاعی ندارد و در حقیقت آن رفتار در نقطه کور او قرار گرفته است. یعنی همه افرادی که در اطراف او هستند شاهد این رفتار می‌باشند، در‌حالیکه خود فرد از آن موضوع یا رفتار بی‌اطلاع است.
دلیل رایج این موضوع این است که وقتی رفتار اشتباه فردی را محکوم میکنیم این موضوع نه تنها کمک کننده نخواهد بود، بلکه موجب آزردگی و ناراحتی طرف مقابل نیز خواهد شد. چرا که ما به راحتی نمی‌توانیم تفاوت بین نیت طرف مقابل از انجام آن کار و تأثیر ناخوشایندی که بر روی ما داشته است را از هم تمایز دهیم.
ما در مورد خودمان بر اساس نیت خیر و مثبت قضاوت میکنیم اما در مورد دیگران بر اساس نیت آن‌ها نمی‌توانیم قضاوت کنیم.
ما سایر افراد را بر اساس رفتار و تأثیری که رفتار آن‌ها بر روی ما داشته است، قضاوت میکنیم.
بزارید براتون با موضوع اصول بازخورد دادن در تکرار یک پیام منفی یک مثال شفاف بزنم:
1- مریم یک مدیر توانمند و سختکوش است که در یک بانک کار می‌کند.
او خود را مدیری سختگیر اما در عین حال مؤثر می‌داند. تأکید زیادی بر رعایت اصول استاندارد دارد و از اعضای تیم کاری خود انتظار دارد تا این موضوع را درک کنند که این سخت‌گیری‌ها به نفع آن‌هاست و موجب عملکرد بهتر آن‌ها می‌گردد و در مقابل، عملکرد مطلوب اعضای تیم کاری موجب انگیزه بیشتر او به عنوان مدیر برای تلاش بیشتر می‌گردد.
اما آنچه که کارکنان تیم کاری او می‌بینند و احساس می‌کنند، رفتاری سختگیرانه با دستورات متعددی است که از طرف مدیرشان صادر می‌شود.
آن‌ها در رفتار و گفتار خود با مدیر دقت بسیار زیادی می‌کنند چرا که مایل نیستند دچار دردسر شوند و این موضوع باعث شده است که تا جای ممکن از نزدیک شدن به او اجتناب کنند.
2- محمد باور دارد که یک فردی با صداقت است که همیشه حقیقت را می‌گوید و در یک شرکت مشاوره امور حقوقی کار می‌کند.
او فردی باهوش، سرزنده است و در وقتی که سرحال و شاد باشد فردی خوشمشرب است.
او باور دارد که وقتی مسائل را به طور شفاف به مخاطب خود بیان می‌کند و یا با انتقاد کردن از رفتار و شرایط موجود مخاطب خود را به چالش می‌کشد، موجب بهبود عملکرد همکاران و در نهایت تیم کاری خود می‌گردد.
او متوجه نیست که برخی از انتقاداتی که در مورد رفتار و عملکرد دیگران ارائه می‌کند، همراه کنایه و یا کلمات منفی است و در نهایت آزاردهنده میباشد.
همکاران او باور دارند که او شخصی آزاردهنده و غیرمنطقی میباشد.
تفاوت نیت انجام یک کار و تأثیر آن کار در عمل
اگر به عنوان یک مدیر مشغول یک گفتگوی کوچینگی با فردی مانند مریم یا محمد هستید، اولین وظیفه شما افزایش آگاهی مخاطبتان در زمینه درک تفاوت بین نیت و تأثیر یک کار است.
وقتی مدیر محمد این کار را انجام داد تصمیم گرفت که محمد را در تیم کاری خود نگه دارد. چرا که او یک وکیل توانمند بود؛ اما از طرفی هم می‌دانست که رفتار محمد اگر ادامهدار باشد میتواند روی تیم کاری آن‌ها تأثیر منفی گذاشته و همچنین برای محمد نیز در زمینه ارتقاء شغلی پیامدهای منفی داشته باشد.
مدیر محمد تصمیم گرفت تا این موضوع را در اولین فرصت با او مطرح کند و به طور شفاف و حتی بسیار جدی در زمینه رفتار محمد با او صحبت کند.
ابتدا در این زمینه به محمد گفت که مایل است تا با او گفتگویی داشته باشد و سپس از او اجازه گرفت تا بازخوردی در زمینه رفتار او ارائه کند.
مدیر: ” محمد می‌خواهم در اولین فرصت با تو گفتگویی داشته باشم. چند نکته مهم را باید با تو مطرح کنم”.
بعد از دریافت پاسخ مثبت در مورد شروع گفتگو گفت: “وقتی به یاشار گفتی که فکر می‌کنی لباسی که پوشیده است، شبیه تابلوی شبنما است و یا وقتی به نازنین گفتی که اسم مسخره‌ای بر روی پروژه‌اش گذاشته است، از خودم پرسیدم که نیت تو از گفتن این مسائل چه بوده است”.
مدیر محمد با وجود اینکه به شدت از رفتار او ناراحت بود، در صحبت‌های خود هیچگونه نشانه‌هایی از عدم تأیید یا نارضایتی از شرایط را نشان نداد و به هیچ عنوان این رفتار او را نیز تأیید نکرد.
او به طور شفاف و دقیق در زمینه نیت محمد از این رفتار سؤال کرد.
محمد بلافاصله پاسخ داد: “هدفم فقط کمی شوخی بود. تلاش کردم تا فضای بی‌حال جلسه را کمی شاد کنم. می‌خواستم آن‌ها با انرژی بیشتری جلسه را ادامه دهند”.
مدیری پاسخ داد: “متوجه شدم. پس تو نیت مثبتی داشتی اما تأثیر این رفتار تو که با نیت مثبت انجام شد بر روی من تأثیر بسیار منفی داشت و متوجه شدم که یاشار نیز از صحبت تو رنجیده است و نازنین عصبانی شده است. این موضوع تأثیر بدی روی من داشت”.
مدیر محمد موارد مشابه دیگری را نیز مطرح کرد و از او خواست تا نظر خود را اعلام کند.
محمد در حالیکه تا حدودی شگفت‌زده به نظر می‌رسد در پاسخ گفت: “به هیچ عنوان قصد ناراحت کردن آن‌ها را نداشته است. نباید این موضوع را جدی می‌گرفتند و یا به خودشان می‌گرفتند”.
مدیر گفت: “با وجود آنکه تو نیت بدی نداشتی، اما آن‌ها این موضوع را مسأله شخصی برداشت کردند و به آن‌ها برخورده است. من هم اگر جای آن‌ها بودم چنین برداشتی می‌کردم و در این زمینه چند مثال مطرح کرد تا موضوع شفاف‌تر شود”.
ادامه گفتگوها بر روی این محور انجام شد که محمد برای اصلاح رفتار خود چه کارهایی میتواند انجام دهد. در ادامه در‌حالیکه محمد با فروتنی بیشتری صحبت می‌کرد پیشنهاد کرد که شاید بهتر باشد از هر دو همکار خود در اسرع وقت عذرخواهی کند و در نهایت محمد و مدیر او به این توافق رسیدند که مجدداً جلسه‌ای داشته باشند تا در مورد رفتار بهتر محمد در آینده با هم صحبت کنند.
منبع: کتاب Manager as Coach
مترجم: ایمان بهنام